Infoboard: Einführung von Kanälen

Ziel & Hintergrund

Das Infoboard fungiert als zentrale Kommunikationsplattform innerhalb von Unternehmen, insbesondere im Bereich E‑Commerce Kommunikation, um relevante Informationen effizient und zielgerichtet zu verbreiten. Ohne die Einführung von Kanälen besteht die Herausforderung einer Informationsüberflutung, bei der Nutzer mit einer Vielzahl von Meldungen konfrontiert werden, die nicht immer für sie relevant sind. Dies führt zu einer geringeren Nutzerzufriedenheit und erschwert die interne Kommunikation erheblich. Ziel der Einführung von Infoboard Kanälen ist es daher, eine strukturierte und zielgerichtete Ausspielung von Inhalten zu ermöglichen. Kanäle dienen als Filter- und Organisationsmechanismus, der Inhalte nach Themen, Abteilungen oder Zielgruppen segmentiert und somit das Informationsmanagement deutlich verbessert sowie die Effizienz der Kommunikation steigert.

Verantwortlichkeiten

• Konzeption von Kanal-Modellen: Entwicklung von Haupt- und Unterkanälen, die beispielsweise für verschiedene Abteilungen, Projekte oder Themenbereiche im Unternehmen definiert werden. Dabei wird die Sichtbarkeit der Kanäle durch eine rollenbasierte Steuerung geregelt, sodass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf bestimmte Inhalte erhalten. Dies ermöglicht ein fein granuliertes Targeting und eine bessere Nutzerorientierung.
• Publishing-Flows: Gestaltung und Implementierung von Workflows für das Erstellen, Überprüfen, Freigeben und Planen von Beiträgen innerhalb der Kanäle. Diese Prozesse stellen sicher, dass Inhalte qualitätsgesichert und termingerecht veröffentlicht werden. Automatisierte Benachrichtigungen und Review-Schritte unterstützen die Einhaltung von Kommunikationsrichtlinien.
• Zielgruppen-Ausspielung: Definition und Verwaltung von Zielgruppen basierend auf Organisationseinheiten, Rollen, Standorten oder weiteren Attributen. Dies ermöglicht eine präzise Ansprache relevanter Empfänger und vermeidet Streuverluste in der internen Kommunikation.
• Abonnements & Benachrichtigungen: Implementierung von Opt-in/Opt-out-Mechanismen für Nutzer, um individuelle Präferenzen bei der Informationsaufnahme zu berücksichtigen. So können Mitarbeiter selbst entscheiden, welche Kanäle sie abonnieren möchten, was die Relevanz der empfangenen Informationen erhöht und die Nutzerbindung stärkt.

Umsetzung

• Kanal-Taxonomie: Aufbau einer hierarchischen Struktur aus Haupt- und Unterkanälen, die Ownership und Moderationsrechte klar definiert. Dies ermöglicht eine dezentrale Verwaltung der Inhalte bei gleichzeitig zentraler Steuerung der Zugriffsrechte.
• Rechte & Sichtbarkeit: Ausgestaltung einer kanalgebundenen Access Control List (ACL), die differenzierte Zugriffsrechte auf Basis von Benutzerrollen und Gruppen ermöglicht. Review-Workflows sind technisch so integriert, dass sie revisionssicher sind und Compliance-Anforderungen erfüllen.
• Planung & Historie: Einführung von zeitgesteuerten Veröffentlichungen und automatisierten Planungsfunktionen, um Beiträge termingerecht und ohne manuellen Aufwand auszuspielen. Änderungsprotokolle und Versionshistorien dokumentieren alle Anpassungen transparent und nachvollziehbar, was die Nachvollziehbarkeit und Compliance sicherstellt.
• Integration: Nahtlose Anbindung des Infoboards an bestehende Module wie das Nachrichten-System und das Handbuch. Cross-Posting-Funktionalitäten ermöglichen die parallele Veröffentlichung relevanter Inhalte in verschiedenen Kanälen oder Plattformen. Automatisierungskomponenten steuern die Ausspielung basierend auf definierten Regeln und Ereignissen, was den administrativen Aufwand deutlich reduziert.

Ergebnis

• Relevantere Kommunikation: Durch die zielgerichtete Ausspielung über Infoboard Kanäle wird die interne Kommunikation präziser und auf die Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen zugeschnitten, was die Nutzerzufriedenheit deutlich erhöht.
• Weniger Informationsrauschen: Die strukturierte Kanalorganisation reduziert die Informationsflut und erleichtert den Mitarbeitern die Orientierung und Auswahl relevanter Inhalte.
• Effizienzsteigerung: Automatisierte Veröffentlichungsprozesse und klar definierte Workflows beschleunigen die Kommunikationsprozesse und entlasten die Redaktionen.
• Nachweisbarkeit & Compliance: Die lückenlose Dokumentation von Veröffentlichungen und Änderungen sorgt für Transparenz und unterstützt die Einhaltung rechtlicher und unternehmensinterner Vorgaben.
• Verbesserte interne Zusammenarbeit: Die klare Strukturierung und differenzierte Rechteverwaltung fördern die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Teams durch gezielte Informationsverteilung und Moderationsmöglichkeiten.