Awork Projekt- & Retainer-Reporting automatisieren mit n8n

Überblick

Awork eignet sich hervorragend für Projekt- und Ressourcenplanung – beim Reporting stoßen Teams jedoch schnell an Grenzen.
Dieses Projekt automatisiert die Verarbeitung von Projekt-, Budget- und Retainer-Daten aus Awork und stellt sie strukturiert für Looker Studio bereit.

Ziel war ein konsistentes, periodengenaues Reporting, ohne manuelle Exporte oder fehleranfällige Nachbearbeitung.

Leistungsumfang

• Automatisierter Abruf von Projekten, Budgets und Retainer-Informationen über die Awork API
• Zentrale Datenaufbereitung in n8n (Normalisierung, Validierung, Mapping)
• Abbildung von Retainer-Zeiträumen über period_start und period_end
• Speicherung der aufbereiteten Daten in Google Sheets als historische Datenbasis
• Vorbereitung der Daten für stabile Filter, Zeitvergleiche und Aggregationen in Looker Studio

Herausforderungen

• Unterschiedliche Retainer-Modelle (monatlich, jährlich, laufend)
• Looker-Studio-Einschränkungen bei Datums- und Textfunktionen
• Vermeidung von Duplikaten bei wiederholten Workflow-Läufen
• Konsistente KPI-Logik über Projekte und Zeiträume hinweg
• Fehlende Transparenz bei Budgetverbrauch ohne zusätzliche Auswertung

Tech-Stack & Integrationen

• Awork API für Projekt-, Budget- und Retainer-Daten
• n8n für Scheduling, Datenlogik und Fehlerhandling
• Google Sheets als zentrale, BI-kompatible Datenquelle
• Looker Studio für Dashboards, Zeitvergleiche und Budgetauswertungen

Ergebnis

Projekt- und Budgetdaten stehen jederzeit aktuell zur Verfügung.
Retainer-Zeiträume lassen sich sauber auswerten, filtern und vergleichen – unabhängig vom Abrechnungsmodell.

Das Reporting ist reproduzierbar, erweiterbar und frei von manuellen Zwischenschritten.

Business Impact

• Deutlich reduzierter Reporting-Aufwand
• Klare Transparenz über Budgetverbrauch und Projektstatus
• Verlässliche Datengrundlage für Monats- und Periodenauswertungen
• Schnellere Entscheidungen durch aktuelle, konsistente Zahlen